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Trame d'un dossier de sponsoring sportif type

 

Tout ce que doit comporter un dossier de sponsoring

Vous avez pu découvrir en lisant la fiche comment monter un bon dossier de sponsoring, les points clés pour établir un dossier sponsoring de qualité, susceptible d'attirer l'attention des entreprises qui parrainent le sport.

Voici venu le moment de rentrer davantage dans le détail en vous proposant une trame d'un dossier de sponsoring type.

 

Rappel sur le sponsoring

Le sponsoring est un contrat business gagnant/gagnant. D'une part, le commanditaire vous financera afin que vous puissiez atteindre vos objectifs et réaliser votre projet. D'autre part, en lui cédant un support publicitaire, il y gagnera en visibilité auprès de sa cible, en image de marque, en notoriété. Ne pensez pas seulement au sponsoring comme une contribution financière; cela peut aussi être un soutien en nature (matériel, marchandises, services), technologique (l'entreprise met à disposition son savoir faire technologique), de compétences (le commanditaire propose les compétences salariales de son entreprise). Réfléchissez donc bien au type de sponsoring dont vous avez besoin afin de réaliser votre projet.

Il est impératif de bien préparer ce dossier de sponsoring afin qu'il soit le plus complet et précis possible, en ayant en tête qu'il faut donner envie à l'entreprise de vous soutenir dans votre démarche. Vous devez envisager cet engagement sur le long terme afin de garder votre sponsor et son soutien et instaurer une confiance mutuelle de long terme. Une entité sportive est plus performante lorsqu'elle entretient de bonnes relations avec ses partenaires. Par ailleurs, les entreprises sont de plus en plus regardantes en ce qui concerne l'aspect éthique de leurs actions.

Pourtant, le sponsoring n'est pas exclusif. En effet, vous pouvez très bien avoir plusieurs sponsors, à condition qu'il y ait une totale transparence entre eux. Il est même possible de créer de synergies croisée bénéfiques à tous les sponsors.

Le dossier qui suit est théorique et donné à titre indicatif. Nous vous donnons les étapes à suivre afin de réaliser votre dossier de sponsoring. Si vous souhaitez créer votre propre plan pour rédigez ce dossier, assurez-vous de répondre aux questions suivantes:

- Qui suis-je? / Que fais-je?

- Quel est mon projet et pourquoi me faire sponsoriser?

- Qu'est ce que j'attends de ce partenariat?

- Quels sont les avantages qu'a l'entreprise à me sponsoriser?

- Quelles sont les contreparties que je propose à l'entreprise?

 

PREALABLE A LA CONSTITUTION D'UN DOSSIER DE SPONSORING

Les éléments suivants doivent être mûris, discutés et « brainstormés » avant de mettre sur papier le dossier :

  1. Quel est mon projet et ses valeurs dominantes ?
  2. Quelles sont les cibles du projet (géographiques, catégories socioprofessionnelles…),
  3. Quelle est sa portée et exposition médiatiques (relais de communication, médias traditionnels, web, réseaux sociaux, public présent),
  4. Quels sont les avantages pour le sponsor ? Ils sont liés aux valeurs et cibles du projet et à votre propre identité,
  5. Quel est l’intérêt pour vous et votre projet d’approcher tel ou tel sponsor.
  6. Quel est le budget du projet ?

 

COMPOSITION ET VISUEL DU DOSSIER

Un dossier de sponsoring se compose de :

  1. Le sommaire: c’est le le dossier en un clin d’œil, il donne une opinion positive immédiate et suscite l’intérêt.
  2. Le dossier principal: il se doit d’être complet, précis, organisé, détaillé, et vendeur.
  3. Les annexes : vous vous mettez à découvert, elles sont originales et engagées.

Indispensable: Soignez le graphisme et le design de votre dossier. Les trois éléments qui composent le dossier gardent une cohérence graphique. Ce soin accordé à la forme reflète votre motivation à trouver un sponsor, le temps et la volonté que vous y avez consacrés.

 

LE SOMMAIRE

Le sommaire est donné en une page et doit suffire, à lui seul, à expliquer le projet ainsi que la requête et surtout à donner envie tout de suite au lecteur de continuer sa lecture avec un a priori dores et déjà positif à votre égard.

 

LE DOSSIER PRINCIPAL 

Le dossier principal est organisé comme ceci :

 

I. INTRODUCTION

I.1. L'objet

I.2. Le sponsoring en bref

II.PRESENTATION DU PORTEUR DU PROJET/DE L’ACTION

III. LE PROJET/L’ACTION

III.1. Description du projet

III.2. Cibles du projet

IV. VOS AMBITIONS

V. AVANTAGES ET CONTREPARTIES

V.1. Les facteurs de visibilité

V.2. Outils et canaux de visibilité

VI. PROPOSITIONS DE PARTENARIAT

VI.1. Budget prévisionnel

VI.2. Support et tarifs

VII. CONTACTS

VIII. CONCLUSION

 

Voici en détail ce que contiennent chaque partie du dossier de sponsoring type :

 

I. INTRODUCTION

 

I.1. L’objet : écrivez en une ou deux phrases l'objet de votre requête.

Exemple: "Notre Association (NOM) est un club de football dynamique, situé à (VILLE). Afin de développer le club et de l'ouvrir à un public plus large, nous recherchons des partenaires qui peuvent nous soutenir financièrement/ matériellement."  

 

II.2. Le sponsoring en bref : décrivez ce qu'est le sponsoring et l'intérêt qu'a le sponsor à soutenir une entité sportive.

Exemple: "Au cours des dernières années, le sport s’est mondialisé, il est devenu sport-business, sport-spectacle et ce, grâce à sa visibilité via les médias classiques ou numériques mais aussi l’innovation et la multiplication des outils de publicité qui se sont mis au service de la stratégie globale des entreprises.

Il existe plusieurs avantages pour une entreprise à sponsoriser une entité sportive. En s'associant et soutenant cette dernière, il y a la possibilité d'améliorer sa notoriété, sa visibilité ainsi que son exposition médiatique. Il y a entre autres les méthodes traditionnelles, dites passives, avec l'affichage sur les équipements ou les panneaux vitrines. La société y construit également son image de marque, ou alors celle d’un produit en particulier en s’associant aux valeurs qui sont véhiculées par l’entité sportive: excellence, précision, performance, modernité, créativité... Le sponsoring permet aussi de cibler ses clients récurrents mais aussi des nouveaux clients. Il sert également à renforcer son réseau en y associant ses partenaires : médias, institutionnels, clients, fournisseurs…Enfin, il peut être utilisé comme un outil de cohésion interne pour les salariés et les sociétaires (exemple : accès à des loges et des évènements).

Ce dossier de sponsoring a pour but de solliciter une aide financière ou matérielle d'une entreprise souhaitant nous accompagner dans notre projet sportif. Le dossier de sponsoring a pour but de développer des relations avec des partenaires de proximité mais aussi de vous faire connaitre et de clairement lister vos besoins afin d'établir des bases pour une éventuelle coopération." 

 

II. PRESENTATION DU PORTEUR DU PROJET/DE L’ACTION

 

Si vous faites partie d'une association, racontez son histoire en quelques mots, son palmarès, ses valeurs, sa situation actuelle (nombre de licenciés, localisation...), le comité directeur.

Si vous êtes athlète, racontez votre histoire (qu'est ce qui vous a poussé à pratiquer ce sport?), votre palmarès, vos valeurs, vos nombres d'entrainements hebdomadaires... 

Que vous soyez une association ou un athlète, parlez de vos précédentes réalisations (événements organisés, bons résultats, implication dans la vie associative...) et de vos partenaires actuels afin d'apporter de la crédibilité quant à votre qualité et votre fiabilité. Vous pouvez illustrer ces réalisations en joignant un dossier digital, dans lequel pourront apparaitre vidéos, liens web, photographies... 

 

III. LE PROJET/L’ACTION

 

III.1. Description du projet : décrivez votre projet (l'origine, les motivations, le déroulement) et indiquez les informations pratiques: si c'est un événement, notez la date, durée et lieu.

 

III.2. Cibles du projet : présentez la cible de votre projet, c'est à dire le public que vous pensez toucher en réalisant votre action. Caractérisez la cible en déterminant approximativement l'âge, le sexe, la catégorie socioprofessionnelle... Le sponsor sera intéressé si votre cible correspond à son propre cœur de cible, car pour lui, l'objectif est souvent d'attirer de nouveaux clients. 

 

IV. VOS AMBITIONS

 

N'hésitez pas à parler de vos ambitions et perspectives futures. Quel est votre objectif à terme? Un plus grand nombre de licenciés? Une montée dans la division sportive supérieure? La participation à un événement sportif d'envergure? Battre ses records personnels ? Pérenniser votre action/événement…

 

V. AVANTAGES ET CONTREPARTIES

 

Il s'agit de lister les avantages que peut avoir un commanditaire à vous soutenir dans votre projet. Il est important de tenir compte du domaine économique du sponsor et d'adapter les contreparties en fonction de celui-ci. Par ailleurs, nous vous rappelons qu'il est primordial que l'activité du sponsor corresponde à l'orientation de votre projet: Si votre projet a une orientation "santé", vous pouvez opter pour une entreprise du secteur des mutuelles ou de la consommation courante.

Voici une liste non exhaustive des avantages que vous pouvez proposer à votre futur sponsor.

 

V.1. Les facteurs de visibilités

> Pour les associations:

- Les adhérents
- Les compétiteurs qui se déplacent à l'extérieur
- Site internet et réseaux sociaux de l'association peuvent faire connaitre le sponsor
- Logo du partenaire sur les documents promotionnels et annonces publicitaires
- Présence au sein des installations sportives (banderoles, stands...)
- Participation aux conférences de presse: invitation, prise de parole

> Pour les athlètes:

- Promotion dans leur club et à l'extérieur (présence du logo sur les équipements)
- Site internet et réseaux sociaux pouvant héberger le nom et la marque du sponsor
- Promotion devant la presse
- Rencontres sous forme de conférences lors desquelles vous pouvez mettre en avant le sponsor, son engagement, vos valeurs communes...

 

V.2. Outils et canaux de visibilité

L'objectif pour l'entreprise est que le maximum de personnes de la cible visée voient la marque, et s'en souviennent le plus longtemps possible.

- L’exposition médiatique (le sponsor peut augmenter le nombre de visites sur son site internet et ses réseaux sociaux en attirant vos fans)
- Les spectateurs voient le logo de l'entreprise sur l'équipement des joueurs.

> L'image de marque (exemple: association à un événement et à des valeurs fortes). Rappelez ici vos valeurs, qui peuvent être en accord avec celles de l'entreprise. Nous pouvons prendre l'exemple de AG2R, groupe de protection sociale, qui sponsorise une équipe professionnelle de cyclisme. Le groupe a choisi d'investir dans ce sport pour plusieurs raisons. L'une d'entre elles est que ce partenariat permet une adéquation entre les valeurs du groupe et celles qu'incarne le cyclisme : solidarité, performance et dépassement de soi.

Il faut qu'il y ait une cohérence entre le public et trouver les liens entre l'entité sportive et la marque.

Le sponsor, dans son message, voudra faire savoir qu'il n'est pas qu'un acteur économique créateur de richesse et accumulateur de capital, mais aussi une institution sociale participant à la vie communautaire.

 

> La communication en interne :

- Motiver les salariés de l'entreprise (participation  à l'événement en tant que spectateur; impliquer le personnel dans la mise en place du projet)

Note: le sport est adapté à la culture de l'entreprise, puisqu'il est fédérateur et universel.

- Inciter les membres de l'association à devenir clients du sponsor

 

> La communication en externe :

- Cadeau d'entreprise (places pour assister à l'événement...)

- Relations publiques (invitation à des événements officiels, mise à disposition des locaux pour les invités de l'entreprise...)

 

VI. PROPOSITIONS DE PARTENARIAT

 

VI.1. Budget prévisionnel

Etablissez un budget présenté dans les grandes lignes, avec les recettes d'une part et les dépenses de l'autre.

> Dépenses: Frais liés au projet (administratif, transport, logement, salaires...)

> Recettes: Subventions, sponsoring, mécénat, vente, apports personnels, financement solidaire...

 

VI.2. Support et tarifs

Indiquez les emplacements sur lesquels vont apparaitre les logos des futurs sponsors, ainsi que le tarif.

 

Exemple:

- Sponsoring d'un jeu de 20 maillots de football+ shorts (prix des maillots et du flocage avec logo compris) = 450 euros.

- Panneau publicitaire (format 70*300cm, rigide, flocage du logo compris) = 250 euros.

 

VII. CONTACTS

 

Indiquez le numéro de téléphone ainsi que l'adresse courriel du correspondant du dossier afin de faciliter la communication avec les sponsors.

 

VIII. CONCLUSION

 

Listez en quelques points, ce que l'entreprise a de plus important à gagner en vous sponsorisant. Vous souhaitez construire une histoire sur le long terme, donnez donc les perspectives au sponsor.

Exemple:

- Soutenir un club dynamique et ambitieux

- Donner une image conviviale, jeune et ambitieuse à l'entreprise, en associant ses valeurs à celles du club

- Profiter de la communication du club

- Travailler en synergie avec les partenaires du club

- Améliorer sa notoriété en touchant un public plus large

 

ANNEXES

Vous pouvez ajouter des photographies de votre vie associative ou sportive en annexe, afin de faire partager votre activité au futur sponsor.

Si vous participez à un événement, vous pouvez rajouter des informations (brochure, plaquette...)